Når dokumenter skal findes hurtigt, godkendes korrekt og kunne dokumenteres bagefter, er det ikke nok at have filer liggende i mapper eller mailbokse. Beezy365 leverer dokumentarkiv og online signering til SuperOffice, så jeres kontrakter, tilbud, godkendelser og andre kritiske dokumenter bliver en aktiv del af jeres CRM og ikke et sidespor ved siden af det.
For B2B-virksomheder i Danmark og resten af Norden, der allerede bruger SuperOffice, gør Beezy365 det enklere at styre sager sikkert online. Vi samler automatisk arkivering, sporbar elektronisk signering og den daglige brug i SuperOffice, så jeres team arbejder med de samme dokumenter, de samme relationer og den samme historik.
Beezy365 dokumentarkiv til SuperOffice giver sikker sagsstyring online
Beezy365 kobler dokumentarkiv og online signering tæt sammen med SuperOffice, så dokumenter bliver gemt dér, hvor de hører til. Det betyder, at et underskrevet dokument automatisk kan arkiveres i SuperOffice og knyttes til den relevante kunde, kontakt, sag, projekt eller salgsmulighed, så I slipper for manuelle uploads og usikre lokale kopier.
“Beezy365 gør det muligt at få aftaler underskrevet på et minut og gemt automatisk i SuperOffice.”
Når dokumenter ligger i CRM i stedet for i individuelle indbakker, bliver det lettere at følge en sag fra første tilbud til endelig accept. SuperOffice understøtter, at dokumenter og e-mails lagres centralt og vises i relation til selskab, kontakt, salg og projekt, og Beezy365 bygger videre på det med et signeringsflow, der passer til den måde, jeres forretning allerede arbejder på.
“Beezy365 arkiverer det underskrevne dokument som en beskyttet PDF i PAdES-format direkte i SuperOffice dokumentarkiv.”
For jer betyder det bedre overblik i hverdagen og mindre risiko, når nogen skal overtage en sag, svare en kunde eller dokumentere et forløb. Beezy365s løsning kan gemme underskrevne dokumenter med oplysninger om underskriver, tidspunkt og signaturens gyldighed, så sporbarheden følger med selve dokumentet og ikke kun med processen omkring det.
Online signering i SuperOffice med sporbarhed og færre manuelle trin
Beezy365 gør det muligt at sende dokumenter til underskrift direkte i et digitalt workflow, hvor flere personer og flere dokumenter kan indgå i samme proces. Underskriften foregår via browseren på enhver enhed, så jeres kunder, leverandører og interne godkendere ikke skal igennem tunge arbejdsgange for at komme videre.
“Beezy365 understøtter flere personer, flere dokumenter og underskrift via browser på enhver enhed.”
Det er især værdifuldt, når salg, projekt og administration arbejder i samme sag. I undgår at hente dokumenter ud af CRM, sende dem rundt, vente på retur og derefter selv lægge den endelige version tilbage i arkivet.
Beezy365 samler i stedet signering og arkivering i én arbejdsgang, så det færdige dokument kommer tilbage i SuperOffice dokumentarkiv som en beskyttet PDF. Det gør det lettere at bevare versionsstyring, finde den seneste gyldige udgave og dokumentere, hvad der faktisk blev underskrevet.
Juridisk ramme for elektroniske underskrifter uden at gøre processen tung
Når I vælger digital signering, handler det ikke kun om fart. Det handler også om, hvorvidt dokumentationen kan bruges bagefter, og om processen passer til jeres interne krav.
Beezy365 arbejder inden for en europæisk juridisk ramme, hvor elektroniske signaturer efter eIDAS-reglerne ikke må afvises alene, fordi de er elektroniske. EU-reglerne fastslår også, at kvalificerede elektroniske signaturer har samme retsvirkning som håndskrevne signaturer, hvilket er vigtigt at kende, hvis I arbejder med aftaler, der kræver en bestemt signaturtype eller et bestemt bevisniveau.
Det betyder ikke, at alle dokumenter kræver samme opsætning. Beezy365 hjælper jer med at afklare, hvordan jeres signeringsbehov, dokumenttyper og SuperOffice-arbejdsgange skal hænge sammen, så I ikke ender med en løsning, der er enten for svag eller unødigt tung.
Dokumentarkiv til B2B-virksomheder, der vil samle kunde-, salgs- og sagsdokumenter i ét CRM
Beezy365 er relevant for jer, hvis SuperOffice allerede er centrum for kundedata, men dokumentstyringen stadig sker flere andre steder. Mange B2B-virksomheder oplever, at tilbud, kontrakter, ordrebekræftelser, ændringsbilag og projektgodkendelser bliver svære at finde, når de ligger fordelt mellem delte drev, personlige mapper og mailtråde.
Med Beezy365 bliver dokumentarkivet ikke bare et sted at opbevare filer. Det bliver et sted, hvor jeres team kan se dokumenterne i den rigtige kundekontekst og arbejde videre uden at skifte system eller gætte sig frem til, hvilken version der gælder.
Løsningen er typisk et godt match, når I vil:
- få underskrevne dokumenter automatisk ind i SuperOffice
- knytte dokumenter til konkrete kunder, kontakter, salg eller projekter
- skabe bedre sporbarhed omkring godkendelser og underskrifter
- reducere manuelle trin og holde totalomkostningen nede med en færdig integration frem for specialudvikling
Beezy365 leverer hurtig implementering og lavere totalomkostning end tunge specialløsninger
Beezy365s kerne er færdige, brugervenlige og omkostningseffektive integrationer til SuperOffice. Det er vigtigt, hvis I gerne vil forbedre jeres dokumenthåndtering hurtigt uden at starte med et stort udviklingsprojekt, mange tilpasninger og et uklart budget.
Vi leverer en løsning, hvor arkivering, signering og den daglige brug hænger sammen fra start. Det giver en kortere vej til drift og gør det lettere for jeres medarbejdere at tage løsningen i brug, fordi de arbejder i det CRM, de allerede kender.
Beezy365 tilbyder en skalerbar løsning pr. server uden ekstra brugeromkostninger. For jer betyder det, at det bliver mere realistisk at brede løsningen ud i organisationen, også når flere teams skal kunne finde, sende og arkivere dokumenter i de samme processer.
Hvorfor Beezy365 er en relevant integrationspartner til dokumentarkiv i Danmark og Norden
Beezy365 er softwareleverandør og integrationspartner med fokus på at effektivisere og optimere processer i B2B-virksomheder, der bruger SuperOffice CRM. Det fokus er vigtigt, fordi dokumentarkiv først skaber værdi, når det hænger sammen med jeres salgsproces, jeres sagsstyring og de data, I allerede arbejder med.
Vi udvikler løsninger, der gør kundedata mere operationelle. I praksis betyder det, at et dokument ikke bare bliver gemt, men bliver lettere at finde, lettere at bruge og lettere at stole på, når nogen senere skal kontrollere en aftale eller fortsætte en sag.
Beezy365 er forankret i Danmark med adresse på Danmarksgade 2A, 4690 Haslev og CVR DK25470168. For mange nordiske virksomheder er det en fordel at arbejde med en partner, der kender SuperOffice-landskabet og kan tale konkret om både CRM, integration og den dokumentation, der skal fungere i en B2B-hverdag.
Hvis I vil gøre jeres dokumentarkiv i SuperOffice mere sikkert, mere sporbart og lettere at arbejde med online, så tag fat i Beezy365. Vi viser jer gerne, hvordan automatisk arkivering og online signering kan sættes op, så jeres dokumenter bliver en stærk del af jeres sagsstyring og ikke et manuelt problem ved siden af den.
