Beezy365 hjælper B2B-virksomheder, der bruger SuperOffice CRM, med dokumenthåndtering, som faktisk fungerer i den daglige kundedialog. I stedet for at have vigtige filer liggende spredt i mapper, indbakker og lokale drev, bygger vi dokumentflow omkring SuperOffice, så dokumenter bliver en del af den kundehistorik, du arbejder i hver dag.
For dig betyder det hurtigere genfinding, færre manuelle trin og et mere brugbart CRM. Beezy365 leverer færdige, brugervenlige og omkostningseffektive SuperOffice-integrationer, så du kan få dokumenter, aktiviteter og kundedata tættere på hinanden uden tung specialudvikling.
Beezy365 dokumenthåndtering i SuperOffice giver søgbar kundehistorik
Beezy365 gør dokumenthåndtering mere operationel ved at kombinere arkivering i SuperOffice med adgang fra aktivitetslisten. Det betyder, at dokumenter ikke bare bliver gemt, men kan genfindes direkte i den arbejdsgang, hvor salgsopfølgning, service og kundekontakt allerede sker.
“Beezy365 kombinerer arkivering i SuperOffice med adgang fra aktivitetslisten, så dokumenter kan findes direkte i CRM-arbejdet.”
Med Beezy365 PDF Manager kan SuperOffice-dokumenter konverteres til PDF og gemmes i dokumentarkiv i SuperOffice. De konverterede PDF-dokumenter arkiveres på aktivitetsfanen, hvorfra de kan åbnes eller sendes via e-mail, så du hurtigt kan gå fra dokumentoprettelse til deling uden at flytte filer mellem systemer.
“Beezy365 PDF Manager konverterer SuperOffice-dokumenter til PDF og arkiverer dem på aktivitetsfanen, hvor de kan åbnes eller sendes via e-mail.”
Når dokumenter ligger sammen med aktiviteter, personer og virksomheder i SuperOffice, bliver kundehistorikken lettere at følge. Det er værdifuldt, når en sag skal overtages af en kollega, når en kunde vender tilbage efter længere tid, eller når ledelsen vil forstå forløbet bag en ordre, et tilbud eller en reklamation.
Metadata-baseret søgning gør dokumentgenfinding hurtigere for B2B-teams
Beezy365 er relevant for virksomheder, der ikke kun vil gemme dokumenter, men også kunne finde dem hurtigt igen. Hvis jeres dokumentflow også bruger Microsoft 365 og SharePoint-dokumentbiblioteker, viser Microsofts dokumentbiblioteks-søgning, at metadata-baserede søgninger kan være mere præcise end ren nøgleordssøgning.
“Beezy365 arbejder med søgbar kundehistorik, hvor metadata som filtype, personer og ændringsdato kan gøre genfinding mere præcis.”
I praksis betyder det, at søgning kan filtreres på blandt andet filnavn, personer, ændringsdato, filtype og content type. Microsoft beskriver også, at søgning kan bruge metadata-kolonner som tekst, dato, bruger, valuta, tal og taxonomy-felter, hvilket gør det nemmere at finde det rigtige dokument, når du kender konteksten, men ikke nødvendigvis den præcise filtitel.
Det er vigtigt, når kundehistorikken vokser. Jo flere tilbud, ordrebekræftelser, servicebreve, bilag og kundedokumenter du håndterer, jo større er gevinsten ved at kunne søge på struktur frem for kun på ord i dokumentnavnet.
Microsoft fremhæver også, at SharePoint-søgning kun viser resultater, som brugeren allerede har adgang til. Det giver en mere sikker dokumentgenfinding i organisationer, hvor rettigheder og rollefordeling betyder noget for, hvem der må se hvilke filer.
Beezy365 hjælper SuperOffice-kunder i Danmark og Norden med skalerbar dokumentstyring
Beezy365 er et godt match, når du allerede bruger SuperOffice CRM og vil gøre dokumenthåndtering til en naturlig del af salgs- og kundeprocessen. Vi arbejder især med B2B-virksomheder i Danmark og resten af Norden, hvor behovet typisk er at få mere operationel værdi ud af eksisterende kundedata.
Det er især relevant, hvis du vil løse konkrete problemer som disse:
- Svært at finde historik: Vigtige kundedokumenter ligger flere steder og er svære at genfinde i den rigtige sammenhæng.
- For mange manuelle trin: Medarbejdere opretter, gemmer, konverterer og sender dokumenter i separate arbejdsgange.
- Lav brugsværdi i CRM: Kundedata findes i SuperOffice, men dokumenterne ligger uden for det daglige overblik.
- Skalering uden ekstra kompleksitet: Du vil have en løsning, der er brugervenlig, hurtig at implementere og skalerbar pr. server uden ekstra brugeromkostninger.
Beezy365s ERP-integrationspakker beskrives også som en løsning, der giver en komplet oversigt over kunderelationen i ét system, hvor data til rapportering findes i SuperOffice, herunder faktisk salg, pipeline og aktivitetsniveau.
Det giver ekstra værdi, når dokumenthåndtering ikke står alene. Et tilbud, en PDF, en aktivitet og de kommercielle data bag kunden bliver mere værdifulde, når de kan læses som én sammenhængende historik.
Sådan leverer Beezy365 dokumentløsninger uden tung specialudvikling
Beezy365 bygger på færdige SuperOffice-integrationer, der er lavet til at være enkle at bruge. Det reducerer både implementeringstid og kompleksitet for din organisation, fordi du ikke starter med et tomt projekt, men med løsninger udviklet til SuperOffice-miljøet.
I en afklaring med Beezy365 kan vi typisk fokusere på de beslutninger, der har størst betydning for den daglige brug:
- Dokumenttyper: Hvilke dokumenter skal oprettes, konverteres, arkiveres og genfindes i SuperOffice?
- Kundekontekst: Hvor i kundehistorikken skal dokumenterne vises, så sælgere og kundeteams hurtigt kan bruge dem?
- Søgbarhed: Hvilke metadata, filtre eller arkiveringsprincipper gør det lettest for jer at finde det rigtige dokument igen?
Det skaber et mere afgrænset og forretningsnært projekt. Du får ikke bare “dokumentstyring”, men en løsning der passer til, hvordan dine medarbejdere arbejder med kunder, opfølgning og dokumentation i praksis.
Tal med Beezy365 om dokumenthåndtering i SuperOffice
Hvis du vil gøre kundehistorikken i SuperOffice mere søgbar og mere brugbar, er Beezy365 et oplagt sted at starte. Vi hjælper dig med at vurdere, hvordan dokumentarkiv, PDF-konvertering, aktivitetsvisning og relevante integrationer kan sættes sammen, så dine dokumenter bliver lettere at finde og lettere at bruge.
Tag kontakt til Beezy365, hvis du vil have en konkret dialog om dokumenthåndtering i SuperOffice og en løsning, der giver dig søgbar kundehistorik uden unødig kompleksitet.
